1. Umsetzung
Zur Umsetzung dieses Beschlusses wurde mit dem Gesetz zur Unterstützung und Entlastung in der Pflege vom 19.6.2023 (Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz, BGBl. 2023 I Nr. 155) ein Abschlag für Mitglieder mit Kindern in Höhe von 0,25 Beitragssatzpunkten je Kind unter 25 Jahren eingeführt. Das gilt vom zweiten bis zum fünften Kind. Ab dem fünften Kind bleibt es bei einer Entlastung in Höhe eines Abschlags von insgesamt bis zu 1,0 Beitragssatzpunkten. Der Abschlag gilt bis zum Ablauf des Monats, in dem das jeweilige Kind das 25. Lebensjahr vollendet hat. Diese Regelungen sind am 1.7.2023 in Kraft getreten.
Für die Berücksichtigung der Abschläge muss die Anzahl der Kinder unter 25 Jahren gegenüber der beitragsabführenden Stelle (z. B. dem Arbeitgeber oder dem Rentenversicherungsträger) oder der Pflegekasse nachgewiesen werden. Um eine einheitliche Rechtsanwendung sicherzustellen und ein möglichst effizientes, schnelles und bürgerfreundliches Verwaltungshandeln zu gewährleisten, sieht § 55 Abs. 3c Satz 1 des Elften Buches Sozialgesetzbuch (SGB XI) vor, bis zum 31.3. 2025 ein digitales Verfahren zur Erhebung und zum Nachweis der Elterneigenschaft und der Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder zu entwickeln.
Im April 2023 wurde mit der Konzeption der Umsetzung einer digitalen Lösung begonnen. Das Konzept wurde vom Bundesministerium für Gesundheit (BMG), dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS), dem Bundesministerium der Finanzen (BMF), dem Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) und dem Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL) in ressortübergreifenden Arbeitsgruppen – gemeinsam mit Vertreterinnen und Vertretern der beitragsabführenden Stellen und der Pflegekassen – erarbeitet.
Nachdem die Konzeption des Verfahrens und die Festlegung der technisch nötigen Datensätze nebst den erforderlichen gesetzlichen Änderungen zügig vorangekommen ist, stand parallel die Umsetzung durch die IT-Organisationen und IT-Dienstleister der Deutschen Rentenversicherung Bund und des Bundeszentralamts für Steuern an. Während die Deutschen Rentenversicherung Bund über einen eigenen internen IT-Dienstleister verfügt, erfolgte die technische Umsetzung beim BZSt entsprechend der geltenden Regelungen für das Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund). Das BZSt und das ITZBund arbeiten auf Grundlage der für alle Ressorts geltenden Gemeinsamen Geschäftsbedingungen des ITZBund zusammen. Zur Umsetzung des digitalen Verfahrens sollte durch das BMI ein IT-Entwicklungsunternehmen beauftragt werden. Nach den gemeinsamen Abstimmungen verantwortet dieses IT-Entwicklungsunternehmen die technische Umsetzung der neuen Datenhaltungs- und Datenlieferungskomponente in registermodernisierungskonforme Strukturen. Die erforderlichen Änderungen am Verfahren ELStAM (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) werden dagegen durch das ITZBund vorgenommen. Das vom BMI zu beauftragende IT-Entwicklungsunternehmen soll dabei in die Arbeitsumgebung des ITZBund integriert werden und ausschließlich mit/in der vom ITZBund zur Verfügung gestellten Umgebung und Hardware arbeiten. Das bedeutet, dass parallel zu der Erstellung der fachlichen Anforderungen ein externer Dienstleister beauftragt werden musste, der ein Angebot abgeben sollte, ohne dass die fachlichen Anforderungen schon abschließend definiert waren. Auch diese Herausforderung wurde gemeistert und am 22.12.2023 konnte der Vertrag zwischen dem BMI und der Firma ]init[ geschlossen werden.
2. Zeitplan
Ziel war es, dass die Programmierarbeiten bis Ende 2024 abgeschlossen sind. Neben dem Durchlaufen eines erfolgreichen Verbundtests aller Beteiligten bis zu diesem Zeitpunkt war der Fertigstellungszeitpunkt insbesondere für die Deutschen Rentenversicherung Bund von besonderer Bedeutung: Denn nur, wenn alle Programmkomponenten vom externen Dienstleister getestet und zur Verfügung gestellt würden, würde die Deutschen Rentenversicherung Bund in ihrem Programmsystem im Januar 2025 die notwendigen Anpassungen für einen produktiven Einsatz zum 1.4. 2025 verteilen können.
Der Zeitplan war damit sehr herausfordernd, auch unter dem Aspekt, dass die fachlichen Anforderungen im Laufe des Jahres 2024 noch weiter spezifiziert werden mussten.
Mitte 2024 stiegen die Risiken einer nicht fristgemäßen Umsetzung bis Ende des Jahres 2024 immer mehr, so dass die fristgemäße Produktivsetzung des Verfahrens massiv gefährdet war. Anstelle eines Linienvorhabens, in dem alle Beteiligten ziemlich genau wissen, was sie zu tun haben, wurde in diesem Vorhaben „projekthaft“ gearbeitet, ohne dass auf eine klassische Projektorganisation z. B. mit Projektleitung und Lenkungsausschuss zurückgegriffen werden konnte. Die Gesamtverantwortung war eine Zeitlang nicht ausreichend geklärt. Notwendige Entscheidungen blieben damit zu lange offen, was zu weiteren Verzögerungen führte und sich nachteilig auf die direkte Zusammenarbeit aller Beteiligten auswirkte. Denn gleichzeitig stieg der politische Druck, der mit einer rechtzeitigen Umsetzung verbunden war, auf alle Beteiligten immer mehr. Je unwahrscheinlicher es wurde, dass eine rechtzeitige Fertigstellung möglich ist, desto „nervöser“ wurden alle Projektbeteiligten.
Weitere Maßnahmen mussten daher ergriffen werden. Als erstes war zu klären, welches der beteiligten Ministerien die Koordination übernimmt. Hier erklärten sich BMAS und BMG bereit, diese Verantwortung gemeinsam zu übernehmen. Eine operative Steuerung eines Vorhabens direkt aus den Ministerien heraus ist mit einigen Herausforderungen verbunden, denn Projektarbeit ist keine Hauptaufgabe und Kernkompetenz eines Ministeriums und das erforderliche „IT-Wissen“ ist nicht immer in ausreichendem Umfang unmittelbar vorhanden. Gleichzeitig ließ die verbleibende Zeit es nicht zu, Projektstrukturen einzuziehen und einen Projektleiter zu etablieren, der in diesem Vorhaben mit Ausnahme des Zugriffs auf die Ressourcen der ]init[ kaum einen direkten Zugriff auf die Ressourcen der weiteren IT-Dienstleiter gehabt hätte.
Es galt daher eine alternative Lösung zu finden. Hierzu wurde erstmalig eine neue Funktion eingeführt: Die Rolle eines „Technischen Koordinators“. Diese personelle Ressource wurde im konkreten Fall von der Deutschen Rentenversicherung Bund gestellt.
Damit ergab sich die Projektstruktur aus Abb. 1.
Abb. 1: Projektstruktur
Von zentraler Bedeutung war, dass der „Technische Koordinator“ über den Rückhalt von hochrangigen Entscheidern aus den verantwortlichen Ministerien verfügt, in diesem Fall je eines Staatsekretärs aus dem BMAS und dem BMG, und dass er diese im Bedarfsfall jederzeit direkt kontaktieren kann. Dadurch konnte die Rolle des „Technischen Koordinators“ ausreichend legitimiert und gleichzeitig gestärkt werden, da die Ministerien implizit jederzeit zur Unterstützung bereitstanden.
In einer von den Staatssekretären einberufenen „Kickoff-Veranstaltung“ im Juli 2024 wurde allen Beteiligten unter anderem das „Projekt“-Organigramm vorgestellt und die Rolle des „Technischen Koordinators“ etabliert.
Darauf aufbauend wurde ein wöchentlicher Jour fixe mit dem „Technischen Koordinator“ und BMG, BMAS, BMF und BMI auf Unterabteilungsebene durchgeführt. Dieser dauerte i.d.R. nicht länger als 15 Minuten. Sofern die Unterstützung der Ministerien erforderlich war, konnte diese hierüber kurzfristig hergestellt werden.
Der bereits seit längerem durchgeführte wöchentliche Jour fixe zwischen allen Beteiligten auf Arbeitsebene fand weiterhin statt. Dessen Leitung ging auf den „Technischen Koordinator“ über. Die Beratung dauerte maximal eine Stunde und das eine oder andere Mal wurde diese eine Stunde auch ausgeschöpft.
3. Weiterer Verlauf
Daneben gab es zahlreiche Einzelgespräche, Vermittlungen und Klärungen zwischen den Beteiligten und noch zwei von den Staatssekretären einberufene Sitzungen, um die Bedeutung des Vorhabens für alle Beteiligten zu unterstreichen und unterstützend mitwirken zu können. Mit einem etwas stärkerem iterativen Vorgehen (in dem knappen halben Jahr wurden vier Programmversionen geliefert: „Roundtrip, Explorer, Voyager und Touchdown“), dem schnellen Auflösen von unterschiedlichen Standpunkten, Treffen von Entscheidungen und dem hohen Einsatz aller Beteiligten wurde das erreicht, was Mitte des Jahres kaum vorstellbar gewesen war: Die Programmierarbeiten konnten bis Ende des Jahres abgeschlossen werden, die ]init[ hat ihre Arbeiten termingerecht abgeschlossen, die Arbeitsergebnisse übergeben, die Deutschen Rentenversicherung Bund konnte die Änderungen in ihrem Programmsystem rvSystem im Januar 2025 erfolgreich umsetzen und das Verfahren ging wie geplant Anfang April – völlig geräuschlos – an den Start. Weit über 20 Millionen Datensätze wurden bis Mitte Juni 2025 bereits ausgetauscht und bis Ende 2025 kam eine hohe zweistellige Millionanzahl an Datensätzen noch dazu, denn ab 1.7.2025 sind die beitragsabführenden Stellen in das Meldeverfahren mit eingestiegen.
4. Resümee
Festzuhalten bleibt: Das technische und fachliche Wissen ist nicht die Herausforderung. Hier ist die Verwaltung mit ihren Mitarbeitenden gut aufgestellt und braucht auch keinen Vergleich mit der Privatwirtschaft zu scheuen! Projekte und Vorhaben benötigen allerdings eine eindeutige Verantwortung und es bedarf eines guten gemeinsamen Verständnisses und Miteinanders aller Beteiligten, dann klappt es auch mit der Umsetzung.hätten einbringen können. Die vergleichweise späte Einbindung hatte leider zur Folge, dass die erforderlichen gesetzlichen Regelungen zur rechtlichen Ausgestaltung des digitalen Abruf- und Meldeverfahrens erst sehr spät gesetzlich fixiert werden konnten und sich insofern Überschneidungen mit der technischen Umsetzung ergaben. Schließlich wäre eine Festlegung dahingehend wünschenswert gewesen, dass für die Beitragsabschläge nur die steuerrechtlich relevanten Kinder berücksichtigt werden. Hierzu ist es nicht gekommen. In der Folge wird es weiterhin „Kinder“ geben, die von den Betroffenen selbst gemeldet werden müssen.