1. Hintergrund

Jedes Jahr scheiden zahlreiche Beschäftigte aus gesundheitlichen Gründen vorübergehend oder dauerhaft aus dem Erwerbsleben aus. Damit gehen den Betrieben wertvolle Fachkompetenzen und die Erfahrung langjähriger Beschäftigter verloren. Aufgrund des demographischen Wandels wird es für die Betriebe in Deutschland immer schwieriger, diese Arbeitsplätze mit qualifizierten Fachleuten neu zu besetzen. Mit zunehmender Alterung der Belegschaften steigt außerdem der Bedarf an unterstützenden Leistungen zum Erhalt der Beschäftigungsfähigkeit, wie etwa Prävention, medizinischer Rehabilitation oder Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben.

Gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist es jedoch schwierig, aus dem vielfältigen Leistungsangebot der Sozialversicherungsträger das Passende für den jeweiligen Betrieb herauszufinden. Mit dem vom Bundesvorstand der Deutschen Rentenversicherung im Jahr 2015 ins Leben gerufenen Firmenservice wurde auf diese Bedarfe reagiert und die Beratungsangebote wurden unter einem gemeinsamen Label zusammengefasst.

Vorausgegangen sind regionale Modellprojekte, die Beratungsangebote für Arbeitgebende erprobt haben. Diese Entwicklung hat sich verstärkt, als das betriebliche Eingliederungsmanagement im Jahr 2004 in das Neunte Buch Sozialgesetzbuch (SGB IX) aufgenommen wurde. Die Erfahrungen aus dieser Zeit flossen in die Entwicklung eines gemeinsamen trägerübergreifenden Beratungsangebots ein und wurden zur Arbeitsgrundlage für den Firmenservice der Deutschen Rentenversicherung.

Bis heute hat sich der Firmenservice stetig weiterentwickelt und mit seinen vielfältigen Beratungsangeboten und innovativen Leistungen bei den Arbeitgebern wie Beschäftigten einen Namen gemacht. Die Gründe, die 2015 zum Start des Firmenservice geführt haben, sind zehn Jahre später aktueller denn je.

2. Beratungsangebot

Mit dem Firmenservice wurde erstmals ein trägerübergreifendes Beratungsangebot der gesetzlichen Rentenversicherung (RV) für Unternehmen eingerichtet. Neben der Beratung zu Rente und Altersvorsorge sowie zum Beitragseinzug und zu Meldungen zur Sozialversicherung steht das Thema „Gesunde Mitarbeitende“ im Mittelpunkt des Firmenservice.

Hinter dem Firmenservice steht bundesweit ein Netz von zz. rd. 120 Beratenden aller 16 Rentenversicherungsträger (RV-Träger), die telefonisch, schriftlich und bei Bedarf vor Ort oder im Video-Call Auskünfte erteilen. Ziel ist es, dass die Betriebe einen Ansprechpartner vor Ort haben, von dem sie eine Beratung „Wie aus einer Hand“ erhalten.

Der Firmenservice ist bundesweit

– per Telefon unter 0800 1000 453 oder

– per Mail an firmenservice@deutsche-rentenversicherung.de zu erreichen,

– und im Internet unter www.deutsche-rentenversicherung.de/firmenservice zu finden.

2.1 Gesunde Mitarbeitende

Das Beratungsangebot zum Thema „Gesunde Mitarbeitende“ umfasst alle Leistungsangebote mit Bezug zur Prävention und Rehabilitation. Hierzu zählen das Präventionsprogramm „RV Fit“, die medizinische Rehabilitation, die Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben, das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) und Informationen zum Aufbau eines Betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM).

In den letzten Jahren wurde der Auftrag der Deutschen Rentenversicherung Präventionsleistungen zu erbringen gestärkt. So wurden durch das Flexirentengesetz (FlexiG) aus den ehemaligen Ermessensleistungen zur Prävention nach § 31 Abs. 1 Nr. 2 Sechstes Buch Sozialgesetzbuch (SGB VI) seit 14.12.2016 Pflichtleistungen gem. § 14 SGB VI. Zudem wurde ein Baustein zu einer freiwilligen, individuellen, berufsbezogenen Gesundheitsvorsorge für Versicherte ab Vollendung des 45. Lebensjahres im SGB VI verankert. Der hierzu auf Basis eines Screening-Fragebogen entwickelte Ü45-Onlinecheck bietet den Beschäftigten eine niedrigschwellige Möglichkeit ihren Präventions- oder Rehabilitationsbedarf selbst festzustellen und unmittelbar einen Online-Antrag zu stellen.

Durch die Stärkung des Präventionsauftrags kann der Firmenservice den Arbeitgebern mit dem kostenfreien Präventionsprogramm und dem Ü45-Onlinecheck zwei wichtige Instrumente zur Gesunderhaltung ihrer Beschäftigten anbieten. Durch die Verschlankung des Antragsprozesses mit Wegfall des Befundberichtes und der einfachen Online-Antragstellung über das Präventionsportal „RV Fit“ im Jahr 2020 kann das Präventionsprogramm von den Firmenberatenden besser beworben und von den Beschäftigten leichter beantragt werden. Bei Bedarf informiert der Firmenservice die Unternehmen über in der Nähe gelegene Präventionseinrichtungen oder spezielle Angebote, wie z.B. für Schichtarbeitende.

Auch die Ausweitung von Angeboten zu medizinisch beruflich orientierter- und ambulanter Rehabilitation in den letzten Jahren ermöglicht es Versicherte besser bei ihrer berufsbezogenen Beschäftigungsfähigkeit und privaten Herausforderungen zu unterstützen. Auf diese speziellen Möglichkeiten kann der Firmenservice im betrieblichen Setting hinweisen, so z. B. im Rahmen des BEM.

Anspruch auf ein BEM haben alle Beschäftigten, die innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig sind. Auch wenn eine gesetzliche Grundlage hierzu bereits seit 20 Jahren existiert

(§ 167 Abs. 2 Neuntes Buch Sozialgesetzbuch – SGB IX -, zuvor § 84 Abs. 2 SGB IX a. F.), sind insbesondere KMU häufig unsicher, wie dieses Verfahren in der Praxis umzusetzen ist. Der Firmenservice unterstützt sie mit Informationen zur Einführung und Umsetzung des BEM. Bei Bedarf werden auch einzelne BEM-Verfahren begleitet. Die Nachfrage ist hierbei ungebrochen hoch und ein weiteres wichtiges Thema im Firmenservice zum Erhalt der Beschäftigungsfähigkeit.

Zum BGM werden neben der Beratung zu den eigenen Themen Prävention und BEM, Informationen zum Arbeitsschutz und zur Arbeitssicherheit der gesetzlichen Unfallversicherung und zur betrieblichen Gesundheitsförderung der Krankenkassen gegeben. Im BGM nimmt der Firmenservice eine Lotsen- und Wegweiser-Funktion im gegliederten System der Sozialversicherung wahr. Um diese Funktion ausüben zu können, wurde die Kooperation mit den anderen Leistungsträgern im Laufe der Jahre deutlich ausgebaut (s. unter 4.).

Ziel des Beratungsangebots „Gesunde Mitarbeitende“ ist das frühzeitige Erkennen von Präventions- und Rehabilitationsbedarfen, eine frühzeitige Inanspruchnahme notwendiger Leistungen der Träger und damit die Sicherung der Beschäftigungsfähigkeit der Mitarbeitenden des betroffenen Betriebs.

2.2 Rente und Altersvorsorge

Mit einer älter werdenden Belegschaft in den Unternehmen steigt auch der Informations- und Beratungsbedarf zu Rente und Altersvorsorge. Dieser wird für den einzelnen Beschäftigten in der Regel durch die Auskunfts- und Beratungsstellen und zunehmend durch digitale Angebote (z. B. digitale Rentenübersicht) bedient.

Der Firmenservice organisiert Vorträge oder Beratungstage, die direkt in der Firma stattfinden. So bekommen Mitarbeitende auf kurzen Wegen und ohne großen Aufwand ihre Fragen zur Rente und betrieblichen wie privaten Altersvorsorge beantwortet. Der Firmenservice hilft aber insbesondere auch dem Arbeitgeber bei seinen Fragen zur Rente und betrieblichen Altersvorsorge, die für die weitere Personalplanung und -gewinnung entscheidend sein können.

2.3 Beiträge und Meldungen zur Sozialversicherung

Informationen des Firmenservice zu den Meldepflichten zur Sozialversicherung oder zur Beitragsberechnung helfen, Nachforderungen zu vermeiden und geben so mehr Rechtssicherheit. Auch hier gab es im Laufe der zehn Jahre des Firmenservice unterschiedliche Schwerpunkte. Genannt sei hier z. B. die Thematik der Entsendebescheinigungen, die für Beschäftigte zu beantragen sind, die kurzzeitig im Ausland arbeiten und weiterhin der Sozialversicherungspflicht in Deutschland unterliegen. Hier führte eine verstärkte Kontrolle im angrenzenden Ausland zu vermehrten Nachfragen. Zwischenzeitlich existiert hierfür ein elektronisches Verfahren. Weitere Beispiele sind die verstärkten Anfragen zu Kurzarbeit, Stundung von Beiträgen und Hinzuverdienstgrenzen während der Coronazeit.

3. Zahlen, Daten, Fakten

Seit Gründung des Firmenservices wurden über 600 000 Beratungen durchgeführt.

Die vollständige statistische Erfassung erfolgte ab Mitte 2016 für alle RV-Träger.

Der Verlauf der Beratungszahlen zeigt einen deutlichen Anstieg, der 2019 mit 84 089 Beratungen (vgl. Abb. 1) seinen Höhepunkt erreicht hatte. Gründe hierfür waren eine starke Öffentlichkeitsarbeit, die den Firmenservice zunehmend bekannter machte und im Jahr 2019 die hohe Zahl an Nachfragen zu Entsendebescheinigungen aufgrund geänderter Vorschriften zur Bekämpfung von Schwarzarbeit und Lohndumping (s. u. 2.3). Durch die Corona Pandemie kam es zu einem deutlichen Rückgang der Beratungen, deren Zahl sich seitdem auf einem niedrigen Niveau stabilisiert hat. Der Firmenservice wurde dennoch weiter nachgefragt. Da keine aufsuchende Beratung möglich war, wurde überwiegend telefonisch beraten. Zunehmend wurden von den Arbeitgebern auch Videoformate für die Beratung gefordert, die von den RVTrägern immer stärker bedient wurden und die zwischenzeitlich regulär angeboten werden. In den Jahren 2023 und 2024 kam es wieder zu einem kontinuierlichen Anstieg der Beratungen um jeweils sechs Prozent pro Jahr.

Bei der Betrachtung der drei Module des Beratungsangebots (vgl. Abb. 2) zeigt sich im Laufe der zehn Jahre eine unterschiedliche Entwicklung. Haben bis zum Jahr 2019 die Beratungsanfragen zum Modul 1 (Gesunde Mitarbeitende) überwogen, richteten sich in den Jahren der Corona Pandemie die meisten Nachfragen an das Modul 3 (Beiträge und Meldungen zur Sozialversicherung). Hier standen für viele Unternehmen nicht Gesundheitsthemen, sondern existenzielle Sorgen im Vordergrund z. B. mit Fragen nach Corona Hilfen. Wenn das Modul 2 (Rente und Altersvorsorge) auch durchgehend an dritter Stelle bei den Beratungsanfragen steht, so ist doch ein kontinuierlicher Anstieg von 9 % auf 24 % der Gesamtberatungszahlen zu verzeichnen. Ursächlich hierfür dürfte der demographische Wandel mit einem starken Anstieg der rentennahen Jahrgänge und die mediale Präsenz des Themas sein.

Betrachtet man innerhalb des Moduls 1 „Gesunde Mitarbeitende“ die fünf verschiedenen Fachthemen Prävention, medizinische und berufliche Rehabilitation sowie BEM und BGM, lassen sich im Zehnjahresverlauf sehr unterschiedliche Entwicklungen aufzeigen (vgl. Abb.3).

Bei den Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben haben sich die Beratungsanfragen von 61 % auf 21 % reduziert. Hintergrund sind insbesondere Änderungen bei der Kostenübernahme, z. B. für einen ergonomischen Bürostuhl oder einen höhenverstellbaren Schreibtisch. Diese sind zwischenzeitlich einer ergonomisch zeitgemäßen Büroausstattung zuzurechnen, für die der Arbeitgeber aufgrund der Arbeitsschutzbestimmungen selbst verantwortlich ist. Eine Kostenübernahme durch den RV-Träger scheidet daher in der Regel aus. Förderungsfähig sind nur Büroausstattungen, die eine Behinderung ausgleichen, weil die geschuldete Arbeitsleistung sonst nicht erbracht werden kann, z. B. Arthrodesenstühle.

Ganz anders die Entwicklung bei der Prävention, die als Pflichtleistung der gesetzlichen RV einen deutlichen Anstieg von 13 % auf bis zu 30 % erfahren hat. Ebenso das BEM, das von den Arbeitgebern mit steigender Tendenz nachgefragt wird, zuletzt mit 23 %. Auch die Beratungen zur medizinischen Rehabilitation sind von fünf auf zwölf Prozent gestiegen. Aufgrund der Folgen der Corona-Pandemie bestanden hier besondere Herausforderungen. Prävention und BEM sind Bestandteile des BGM und Schnittstelle zum Arbeitsschutz der gesetzlichen Unfallversicherung und der betrieblichen Gesundheitsförderung, als Leistung der gesetzlichen Krankenversicherung. Durch die Weiterentwicklung der Kooperation mit den anderen Sozialversicherungsträgern kann die Lotsen- und Wegweiser-Funktion besser wahrgenommen werden. Das zeigt sich in einer deutlichen Steigerung der Beratungen zum BGM von vier auf zeitweise bis über 20 Prozent.

Die Beratungszahlen zum Modul 1 fließen in den alle vier Jahre zu erstellenden Präventionsbericht der Nationalen Präventionskonferenz (NPK) ein 1 1 Präventionsbericht .

4. Kooperation

Der Firmenservice kooperiert bei der Arbeitgeberberatung eng mit den anderen Sozialleistungsträgern und hat die Zusammenarbeit systematisch weiterentwickelt. Ziel ist es, den Arbeitgebern eine Beratung „wie aus einer Hand“ anzubieten und bei Bedarf die Lotsen- und Wegweiser-Funktion optimal wahrnehmen zu können.

Grundlage hierfür waren eine Vielzahl an Modellprojekten bei der Beratung von Unternehmen, aus denen auch die Sozialversicherungsträger großen Nutzen ziehen konnten. Zum einen war es für die Mitarbeitenden der Träger sehr hilfreich, die Angebote der jeweils anderen Seite nicht nur aus Flyern und Broschüren zu kennen, sondern aus unmittelbarer Anschauung und dem Austausch. Das erleichtert es ihnen im Rahmen der regulären Betriebsberatung gezielter auf das Angebot der kooperierenden Träger zu verweisen und dieses ggf. auch zu erläutern. Darüber hinaus haben die gemeinsamen Modellprojekte den persönlichen Austausch zwischen den Beratenden der verschieden Häuser gefördert. Diese Kontakte bilden die Grundlage für die Etablierung kurzer und unbürokratischer Wege, die im Bedarfsfall zügige Absprachen oder die Klärung offener Fragen gewährleisten.

Auf Basis dieser Erfahrungen wurde die strukturelle Kooperation mit den verschiedenen Sozialleistungsträgern weiterentwickelt.

Die Deutsche Rentenversicherung Bund und die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) haben bereits im Dezember 2016 die gemeinsame Erklärung „Starke Partner für gesundes Leben und Arbeiten“ abgeschlossen.

Ausgangspunkt für den Beginn der Zusammenarbeit war das BEM. Beide Träger sehen dies als ein zentrales Instrument zum Erhalt der Beschäftigungsfähigkeit an und unterstützen die Unternehmen bei der Wahrnehmung dieser Aufgabe. Mit dem gesetzlichen Auftrag der Deutsche Rentenversicherung medizinische Leistungen zur Prävention als Pflichtleistung anzubieten, erweiterte sich die Zusammenarbeit im Bereich der Prävention. Im Mittelpunkt der Kooperation stehen:

• Die Qualifizierung der Beratenden aller Sozialleistungsträger durch gemeinsame Workshops und Online-Seminare, damit diese die Leistungsangebote der Kooperationspartner kennenlernen und bei Bedarf auf diese verweisen können.
• Die regelmäßige Durchführung von Praktiker-Netzwerktreffen, damit sich die Beratenden vor Ort kennenlernen und über ihre Beratungsangebote und Leistungen austauschen.
• Die Beteiligung an verpflichtenden Arbeitgeber-Seminaren der gesetzlichen Unfallversicherung. Dies ist für die Deutsche Rentenversicherung eine gute Möglichkeit KMU zu erreichen und über den Firmenservice zu informieren.
• Eine gemeinsame Öffentlichkeitsarbeit, um über den Nutzen der Kooperation sowie Synergieeffekte zu berichten.

Gemeinsam mit der DGUV findet auf Bundesebene ein regelmäßiger Austausch mit der Kooperationsgemeinschaft Bund der regionalen BGF-Koordinierungsstellen der gesetzlichen Krankenversicherungen statt. Hier wurde ein runder Tisch der Sozialversicherungsträger ins Leben gerufen, bei dem z. B. Best Practice Beispiele der Kooperation vorgestellt und Beratungsstandards abgestimmt wurden. In den Regionen arbeitet der Firmenservice gut mit den BGF-Koordinierungsstellen zusammen. Diese wurden 2017 ins Leben gerufen, um Arbeitgebenden unabhängig von Branche und Beschäftigtenzahl ein Beratungs- und Unterstützungsangebot anzubieten. Einige Modellprojekte mit Verzahnung der Angebote von gesetzlicher Kranken- und Rentenversicherung sind ebenfalls durchgeführt worden 2 2 Modellprojekte .

Neben den beiden langjährigen Kooperationspartnern gesetzliche Unfall- und Krankenversicherung wird die Zusammenarbeit mit weiteren, in der Arbeitgeberberatung tätigen Trägern intensiviert. 

Mit dem Arbeitgeberservice der Bundesagentur für Arbeit wird aktuell in Pilotprojekten die Vernetzung bei gemeinsamen Beratungen und diversen Veranstaltungsformaten erprobt. Ziel ist es Schnittstellen zu identifizieren und ein Konzept zur vernetzten Zusammenarbeit zu entwickeln, das bundesweit ausgerollt werden kann 3 3 Bundesagentur für Arbeit .

Um die Arbeit der seit 1.1.2022 geschaffenen Einheitlichen Ansprechstellen für Arbeitgeber (EAA) bei der Beschäftigung von schwerbehinderten Menschen zu unterstützen, erfolgt auch mit diesen eine Vernetzung in den Regionen auf Basis der gemeinsamen Erklärung von Februar 2022 4 4 Die Bundesarbeits­gemeinschaft der Integrationsämter und Hauptfürsorgestellen (BIH) e. V. .

5. Öffentlichkeitsarbeit

Die Bekanntmachung des Firmenservice wurde durch eine intensive Presse- und Öffentlichkeitsarbeit unterstützt. Neben der Schaffung einer eigenen Website mit Videos zum Firmenservice und zur Prävention wurden die Publikationen und Online-Medien der Deutschen Rentenversicherung genutzt, um eine breite Öffentlichkeit zu erreichen.

Ganz wesentlich war es auf die Zielgruppen des Firmenservice (Arbeitgeber, Werks- und Betriebsärzte, Betriebs- und Personalräte und Schwerbehindertenvertretung) zuzugehen. Das wurde z. B. umgesetzt durch eine gezielte Pressearbeit in den einschlägigen Fachmedien, durch Vorträge bei entsprechenden Verbänden und Kammern sowie durch die Beteiligung an Messen, Kongressen und durch die intensive Netzwerkarbeit der Firmenberatenden in den Regionen. Während der Corona Pandemie haben sich viele Online-Formate etabliert, so dass während dieser Zeit die Öffentlichkeitsarbeit fortgesetzt werden konnte.

In den letzten zehn Jahren wurden fast 20 000 Vorträge und Schulungen, weit über 1 000 Workshops, 4 300 Aktionstage und Messen sowie über 20 000 Netzwerktreffen und Betriebssprechtage angeboten. Die Öffentlichkeitsarbeit ist eine fortwährende Aufgabe, die aufgrund aktueller Themen, wechselnder Akteure und neuer Formate kontinuierlich weitergeführt werden muss.

6. Fazit

Mit dem Firmenservice ist es der RV gelungen, eine neue Leistungsform zu etablieren, die von den Arbeitgebern gut angenommen wird.

Das Beratungsangebot zum Modul 1 „Gesunde Mitarbeitende“ wird von den Firmenberatenden intensiv beworben und stößt bei den Unternehmen auf sehr positive Resonanz. Der Firmenservice trägt mit seinem Handeln aktiv dazu bei, das betriebliche Setting als Zugangsweg für Leistungen zur Prävention und Rehabilitation zu etablieren und so seinen Beratungsauftrag zu erfüllen, der mit der Einführung des Firmenservice verbunden war.

Rückwirkend betrachtet bleibt festzustellen, dass die Inanspruchnahme der Beratungsleistung durch die Unternehmen und die nachgefragten Themen abhängig von äußeren Einflüssen sind, wie z. B. von der Pandemie und den wirtschaftlichen Herausforderungen der Betriebe. Umso wichtiger ist es, dass der Firmenservice mit seinem Beratungsangebot breit aufgestellt ist und sich schnell auf ein geändertes Anfrageverhalten und neue Themen einstellen kann. Ein solches Thema kann künftig z. B. die betriebliche Altersvorsorge sein, die durch den Gesetzentwurf zum zweiten Betriebsrentenstärkungsgesetz neue Impulse, insbesondere für KMU enthält 5 5 Zweites Gesetz zur Stärkung der betrieblichen Altersversorgung und zur Änderung anderer Gesetze - BMAS .

Darüber hinaus bietet der Firmenservice durch die Wahrnehmung der Lotsen- und Wegweiserfunktion beim BGM eine Plattform, die die erfolgreiche Vernetzung und Kooperation der Soziallversicherungsträger untereinander ermöglicht hat. Der in den Bundesrahmenempfehlungen der Nationalen Präventionskonferenz formulierte Auftrag der innerbetrieblichen Institutionalisierung und Verzahnung der Leistungen der Sozialversicherungsträger konnte so gezielt vorangebracht werden 6 6 Bundesrahmenempfehlungen .

Inwieweit datengestützte Strategien ein Ansatz sind, künftig gezielter den Auftrag zur Prävention zu erfüllen, wird zz. in Pilotprojekten von den Trägern der Sozialversicherung unter Berücksichtigung des Datenschutzes erprobt. So könnten perspektivisch insbesondere Branchen bzw. Unternehmen beraten werden, die erhöhten Unterstützungsbedarf aufweisen.

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