1. Hintergrund
Seit dem 1.7.2023 gelten für Eltern unterschiedliche Beitragssätze in der sozialen Pflegeversicherung, je nachdem, wie viele Kinder sie haben. Hintergrund ist ein Beschluss des Bundesverfassungsgerichts vom 7.4.2022 1 1 BVerfG, Beschluss des Ersten Senats vom 7.4.2022 (1 BvL 3/18 u.a.). . Eltern werden nunmehr ab zwei Kindern während der Erziehungsphase der Kinder durch Beitragsabschläge finanziell entlastet 2 2 S. § 55 Abs. 3 ff. SGB XI. .
Für die Berücksichtigung der Abschläge müssen Eltern gegenüber den beitragsabführenden Stellen und den Pflegekassen entsprechende Nachweise erbringen. Ein rein analoges Nachweisverfahren kam nicht in Betracht. Es wäre für Eltern sowie die beitragsabführenden Stellen und die Pflegekassen mit erheblichem zusätzlichen Aufwand in einer Vielzahl von Fällen verbunden gewesen. Es bedurfte daher einer bürokratiearmen und zukunftsgerichteten Lösung. Daher hat sich der Gesetzgeber entschieden, ein digitales Nachweisverfahren bis zum 31.3.2025 entwickeln zu lassen.
2. Verfahren
Bereits im Frühjahr 2023 – während des noch laufenden Gesetzgebungsverfahrens zur Einführung der Abschläge – wurde mit der Entwicklung des digitalen Verfahrens begonnen. Eine Arbeitsgruppe unter der gemeinsamen Federführung des Bundesministeriums für Gesundheit (BMG) und des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) hatte herausgearbeitet, dass eine digitale Umsetzung mit bereits vorliegenden Steuerdaten zu Eltern-Kind-Beziehungen möglich sei.
Hierauf aufbauend wurde in einer ressortübergreifenden Arbeitsgruppe – gemeinsam mit Vertreterinnen und Vertretern der beitragsabführenden Stellen und der Pflegekassen – ein Konzept für ein digitales Verfahren erarbeitet, dem folgender Grundgedanke zugrunde lag: Die beitragsabführenden Stellen und die Pflegekassen können die bei der Steuerverwaltung gespeicherten Daten zu den Kindern automatisiert anfragen. Zusätzlich können sie ein „Abonnement“ hinterlegen. Sobald sich die Kinderanzahl bei der Steuerverwaltung ändert, erhalten sie folglich automatisch den neuen Wert.
Für ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt ist entscheidend, dass...
...alle an einem Strang ziehen und es ein gemeinsames Ziel gibt.
Dr. Thomas Steffen, Staatssekretär im Bundesministerium für Wirtschaft und Energie
...es einen "Dirigenten" - wie Harald Joos - gibt, der alle Fäden zusammenhält.
Dr. Rolf Schmachtenberg, Staatssekretär im Bundesministerium für Arbeit und Soziales a. D.
...die bestehende IT-Landschaft, Schnittstellen und Sicherheitsanforderungen berücksichtigt werden.
Christine Serrette, Technische Vizedirektorin des ITZBund
...vorhandene IT-Systeme effizient in neue Lösungen integriert werden.
Julia Läkemäker, Chief Operating Officer ]init[ AG
3. Herausforderungen und Erfolgsfaktoren
Das Verfahren sieht Datenlieferungen an mehrere Millionen beitragsabführende Stellen für sämtliche Versicherten der sozialen Pflegeversicherung vor. Außerdem sind an dem Projekt sechs Bundesministerien, verschiedene Behörden, beitragsabführende Stellen, Pflegekassen und Verbände sowie interne und externe IT-Dienstleister beteiligt. Alle Beteiligten waren sich daher einig, dass es sich – insbesondere aufgrund des herausfordernden Zeitplans – um ein spannendes, komplexes und richtungsweisendes Leuchtturmprojekt handelt.
Wie in ambitionierten iterativen Projekten üblich, kamen auch unvorhergesehene Herausforderungen auf, die kurzfristig zu lösen waren und auch gelöst wurden. Trotz allem: Der Zeitplan konnte eingehalten werden. Ursächlich hierfür waren insbesondere die folgenden drei Faktoren.
3.1 Überzeugung, Motivation und Einsatzbereitschaft
Die Beteiligten sind vom Nutzen dieses Projekts überzeugt. Gemeinsam wird der Bürokratieabbau vorangetrieben. Den Bürgerinnen und Bürgern sowie den beitragsabführenden Stellen wird eine Last abgenommen bzw. keine neue aufgebürdet. Das führt zu einem nachhaltigen Effekt und zu Kosteneinsparungen für beide Seiten. Zudem ist die entwickelte Lösung durch den Einsatz der neuesten Standards zukunftssicher. Besonders deutlich wird diese gemeinsame Überzeugung, Motivation und Einsatzbereitschaft am Beispiel der Finanzierung des digitalen Verfahrens: Mehrere Bundesministerien haben sich zusammengeschlossen und die Kosten für den Erstaufbau des digitalen Verfahrens übernommen.
3.2 Gute Projektstruktur und Dirigent
Das BMG und das BMAS haben die Projektverantwortung übernommen. Im gemeinsamen Schulterschluss mit den übrigen Ressorts wurden die richtigen Weichen gestellt.
Die Deutsche Rentenversicherung Bund und das Bundeszentralamt für Steuern wurden beauftragt, das digitale Verfahren technisch umzusetzen. Unterstützt wurden sie bei den Programmierarbeiten – neben den fest etablierten Dienstleistern DRV-IT Softwarehaus und ITZBund – von der ]init[ AG, einem IT-Entwicklungsunternehmen.
Eine erfolgreiche Umsetzung von Digitalisierungsprojekten in der Bundesregierung erfordert sowohl Fachwissen der umsetzenden Behörden, insbesondere das spezifische
„IT-Wissen“, als auch Kenntnisse der ministeriellen Landschaft, gerade in Hinblick auf Abstimmungsprozesse. Um die Projektsteuerung und die operative Umsetzung gut miteinander zu verzahnen, wurde im Laufe des Projekts die Rolle eines „Technischen Koordinators“ geschaffen. Dessen Aufgaben waren insbesondere, zwischen den Beteiligten zu „vermitteln“, sämtliche Fäden zusammenzuführen, Handlungsoptionen aufzuzeigen sowie Entscheidungen vorzubereiten. Bereits unmittelbar nach der Übernahme seiner Aufgabe leitete der „Technische Koordinator“ die Geschicke der Beteiligten wie ein Dirigent. Er und sein Team, die sehr eng mit den Projektverantwortlichen zusammenarbeiteten und diese zu jeder Zeit unterstützten, hielten alle Fäden in der Hand und trugen maßgeblich zur positiven Entwicklung bei.
3.3 Enge Projektbegleitung, Transparenz und kurze Entscheidungswege
Das Projekt wurde bereits von Beginn an eng durch die Staatssekretäre der betroffenen Bundesministerien begleitet – zunächst allein und später gemeinsam mit den Spitzen der beteiligten Institutionen. Um auf sämtlichen Ebenen Transparenz zu schaffen und einen vernünftigen Informationsfluss bzw. Wissenstransfer zu gewährleisten, fanden feste Runden auf Arbeits- und Leitungsebene statt.
Diese enge und intensive Begleitung ist nicht üblich. Sie gewährleistet allerdings, dass jederzeit und kurzfristig Entscheidungen getroffen werden können. Dieser Modus hat sich bewährt und war ein wichtiger Faktor für die erfolgreiche Projektentwicklung.
Für ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt ist entscheidend, dass...
...Menschen, Prozesse und Technologien von Anfang an gemeinsam gedacht und konsequent auf ein klares Ziel ausgerichtet werden. Das ist hier sehr gelungen.
Dr. Markus Richter, Staatssekretär im Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung
...die Kommunikation für alle Partner Transparenz schafft.
Prof. Dr. Luise Hölscher, Staatssekretärin im Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung
...wir Silodenken aufbrechen und Einsatzmöglichkeiten von neuen Technologien mitdenken, um gute technische Lösungen für die Verwaltung zu entwickeln.
Brigitte Vossebürger, Präsidentin des Bundeszentralamtes für Steuern
...die Bedürfnisse der Kundinnen und Kunden in den Blick genommen werden.
Gundula Roßbach, Präsidentin der Deutschen Rentenversicherung Bund
4. Resümee
Die Entwicklung des digitalen Übermittlungsverfahrens beweist, dass zukunftsweisende Digitalisierungsprojekte auch in der öffentlichen Verwaltung termingerecht und erfolgreich umgesetzt werden können. Die Erkenntnisse aus diesem Verfahren lassen sich mit einer Symphonie beschreiben und können als Best-Practice-Beispiel für künftige Projekte herangezogen werden:
Komponiert wurde die Symphonie von einer ressortübergreifenden Arbeitsgruppe. Umgesetzt wurde sie von einem Ensemble, zusammengesetzt aus Behörden und Dienstleistern. Koordiniert und geleitet wurde dieses Ensemble verschiedener Spezialistinnen und Spezialisten vom Dirigenten. Mit ruhiger Hand gab er das Tempo vor und sorgte dafür, dass die „Musiker“ stets im Takt waren. Durch das präzise orchestrierte Zusammenwirken der Akteure kann sich das Werk vollständig entfalten. Am 1.4.2025 feierte das digitale Übermittlungsverfahren mit dem produktiven Start Premiere.